“OUTSOURCING” DALAM PENGEMBANGAN DAN PENERAPAN SYSTEM INFORMASI DI ORGANISASI

 I.  PENDAHULUAN

Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang terpadu yang merupakan kombinasi dari sumberdaya manusia (people resources), sumberdaya perangkat keras (hardware resources), sumberdaya perangkat lunak (software resources), jaringan komunikasi (network), sumber data (data resources), kebijakan (policies) dan prosedur, dimana sistem tersebut mampu menyimpan, mengambil kembali (retrieve), merubah (transform) dan menyebarluaskan informasi di dalam sebuah organisasi.

Di dalam organisasi sudah seharusnya Sistem Informasi mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.

Pasar global yang demikian kompetitif diikuti dengan tingginya kebutuhan Teknologi Informasi, serta iklim ekonomi yang sulit, mungkin menjadi penyebab utama banyak perusahaan – besar maupun kecil – mengevaluasi kembali cara mereka melakukan bisnis, apalagi hal-hal yang berkaitan dengan penghematan waktu, biaya dan peningkatan produktivitas. Setiap pemilik bisnis tentunya menginginkan pencapaian terbaik dari sekecil apapun kegiatan bisnis yang dilakukan. Masalahnya adalah bahwa kadang-kadang kemampuan in-house perusahaan tidak bisa mengakomodir pencapaian tersebut, sehingga perlu untuk melakukan outsourcing pada beberapa proses atau layanan IT.   Outsourcing sering dilakukan perusahaan juga karena alasan dalam rangka melakukan efisiensi biaya.

Namun demikian Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana dan sumber daya yang lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Oleh karena itu pemilihan sistem outsourcing harus dianalisis dan dilakukan dengan baik sehingga sehingga memberikan manfaat yang besar serta mampu meningkatkan dan berkontribusi besar terhadap kinerja perusahaan secara tepat dan efisien.

II.  DEFINISI OUTSOURCING DAN INSOURCING

Secara umum, pengertian outsourcing adalah suatu kegiatan pembelian barang atau jasa atau memberikan suatu paket pekerjaan kepada pihak ketiga, dalam suatu jangka waktu dan biaya tertentu yang telah disepakati. 

Didalam bidang Teknologi Informasi, biasanya pengembangan aplikasi software merupakan fungsi dimana biasanya perusahaan melakukan outsourcing.  Hal ini bisa dilakukan dengan cara kontrak (sub kontrak) dengan pihak ketiga untuk beberapa bentuk pekerjaan berikut :

  1. Pengembangan suatu produk/proyek software secara utuh maupun sebagian
  2. Pembelian paket produk software yang sudah ada ataupun dengan melakukan modifikasi terhadap produk software tersebut
  3. Aktivitas dan/atau sumberdaya yang membantu dalam proses Software Development Life Cycle

 

Berlawanan dengan outsourcing yang menyerahkan pekerjaan pengembangan software kepada pihak ketiga, maka pendekatan insourcing akan memberdayakan tenaga IS/IT yang dimilikinya untuk mengembangkan software yang dibutuhkan.

III.  ALASAN PERUSAHAAN MELAKUKAN OUTSOURCING

Menurut O’Brien dan Marakas, setidaknya ada 5 katagori utama yang merupakan alasan dibalik keputusan melakukan outsourcing :

  1. Penghematan biaya. 

Disebutkan bahwa, suatu perusahaan yang mampu mengelola pendekatan outsourcing secara baik dapat menghemat biaya 40%-80 %

  1. Fokus Pada Kompetensi Inti

Dengan menyerahkan pekerjaan kepada perusahaan outsourcing, memungkinkan perusahaan fokus hanya pada bisnis intinya, dan dapat memberdayakan tenaga Sistem Informasi yang dimilikinya untuk melakukan identifikasi dan pemecahan problem pada proses bisnis daripada melakukan pemrograman ataupun mengembangkan aplikasi baru.

  1. Dengan menggunakan jasa outsourcing,  didalam sistem informasi maupun teknologi informasi menghasilkan suatu pertumbuhan bisnis tanpa meningkatkan biaya overhead
  2. Mendapatkan Akses ke Sumberdaya Global
  3. Dengan menggunakan outsourcing akan membantu perusahaan kecil keuntungan dalam fleksibilitas dan responsiveness  sehingga dapat bersaing secara efektif dengan perusahaan yang lebih besar.

 

Masih menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya :

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dikeluarkan sangat tinggi.
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
  4. Faktor waktu/kecepatan.
  5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
  6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

IV.  Keuntungan dan kelemahan menggunakan Outsourcing IT

Selain penghematan biaya sebagai salah satu keuntungan dari outsourcing, keuntungan lain dari outsourcing berkaitan dengan peningkatan efisiensi, pengurangan biaya modal dan biaya operasional, serta tentunya untuk lebih meningkatkan fokus bisnis suatu perusahaan. Sebuah perusahaan dapat memperoleh banyak manfaat ketika masalah teknologi informasi (TI) mereka diserahkan kepada ahli-ahli TI eksternal yang telah teruji, handal dan profesional.

Menurut Apriani (2009), beberapa keuntungan dari penerapan Outsourcing IT dapat dilihat dari  Skalabilitas dan Kemampuan Beradaptasi, Penghematan Biaya dan IT Staffing.

  1. Skalabilitas & Kemampuan Beradaptasi.

Membangun dan memelihara infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.

  1. Penghematan Biaya (Cost Saving).

Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web. Ketercapaian ini akan sangat tergantung pada ketersediaan dukungan aplikasi web selama 24/7. Biaya yang ditimbulkan untuk mendukung upaya ini pun mungkin akan mengejutkan. Perusahaan perlu database administrator, ahli jaringan, pakar keamanan dan sekitar 24 jam dukungan teknis untuk membantu pengguna dan pelanggan. Penghematan biaya dengan outsourcing fungsi-fungsi IT ini, tentunya akan berdampak sangat signifikan.

  1. IT Staffing.

Sebagian besar perusahaan saat ini menjadi sadar akan banyaknya faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perekrutan staf IT, antara lain:

  1. Training. 

Staf IT memerlukan update skill secara terus-menerus untuk tetap mampu memenuhi kebutuhan teknologi. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang dapat mengagregat biaya pelatihan terhadap beberapa pekerja IT.

  1. Turn over dan dampak kehilangan personil kunci IT dapat mempengaruhi hilangnya pengetahuan dan prosedur-prosedur IT. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang memiliki kolam besar pekerja terampil dan dapat mengurangi hilangnya personil kunci.
  2. Biaya karyawan, pajak dan biaya sumber daya manusia lain yang bekerja in-house dapat bertambah secara signifikan. Bandingkan dengan Managed IT Vendor yang dapat memberikan layanan ini dengan tarif tetap, terprediksi dan terukur.

Menurut Agustine et al (2008), perusahaan mengambil langkah outsourcing agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah outsourcing merupakan suatu penerapan kebijakan perusahaan. Juga dikatakan bahwa ketika perusahaan mengambil langkah melakukan IT outsourcing, perusahaan tersebut akan dihadapkan kepada beberapa manfaat dan resiko, dimana ada salah satu resiko tersebut jika tidak ditangani dengan baik akan menimbulkan masalah yang besar bagi perusahaan. Karena itulah dibutuhkan suatu vendor IT sebagai penyedia IT yang berguna untuk kepentingan IT outsourcing. Manfaat dari pemilihan IT outsourcing antara lain adalah :

  1. Teknologi yang maju. Chen dan Perry mengatakan bahwa IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personil. Suatu perusahaan memiliki kemajuan teknologi jika teknologi tersebut dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan misinya, dan teknologi tersebut tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut.
  2.  Cash Flow. Jasa yang disediakan oleh vendor relatif lebih murah dibanding jika perusahaan mengusahakannya sendiri. Chen dan Perry mengatakan bahwa outsourcing dapat membantu pengelolaan arus kas sebab perusahaan tidak perlu melakukan penanaman modal awal besar sebab vendor memiliki kebijakan free-for service basis. Harland et al mengatakan bahwa perusahaan dapat di bebaskan dari pembelian aset IT melalui outsourcing. Diperjelas lagi oleh Tafti dengan mengatakan bahwa perusahaan tidak akan di bebani lagi dengan biaya pembelian, pengembangan, pemeliharaandan pengelolaan aset-aset IT yang mahal.
  3. Pemusatan Aktivitas Inti. Menurut Elise, Winarto dan Arief dalam literaturnya mengatakan Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna.
  4. Kebutuhan akan personil IT. Chen dan Perry mengatakan bahwa penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut. Vendor memiliki resources yang lebih besar, maka alangkah baiknya jika perusahaan tersebut menggunakan IT outsourcing staff yang berasal dari vendor.
  5. Fleksibilitas penggunaan Teknologi. Outsourcing di pertimbankan sebagai langkah management resiko yang lebih baik, sebab dengan begitu, segala resiko yang di hadapi di limpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.

Dari kelebihan dan keuntungan yang disebutkan di atas, outsourcing IT juga memiliki resiko yang menjadi kelemahan opsi ini. Agustine et al (2008) memaparkan resiko yang akan dihadapi sebagai berikut (sumber: http://ferry1002.blog.binusian.org/):

  1.  Legal. Salah satu komponen penting dalam outsourcing adalah kontrak sebagaimana seperti yang dikatakan oleh Tafti. Didalam kontrak dijelaskan mengenai layanan vendor kepada penyedia, diskusi financial, dan legal issue. Ini akan dijadikan blueprint sebagai bentuk persetujuan mereka. Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam melakukan pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for non-performance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor standart contract. Dan ini merupakan resiko yang perlu di perhatikan dengan sebaik-baiknya, jika tidak maka IT outsourcing akan menjadi masalah bagi perusahaan.
  2.  Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan menjadi masalah bagi perusahaan tersebut.
  3.  Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing (outsourcing scope), yang meliputi total outsourcing dan selective outsourcing.
  4.  Maintaining the relationship.
  5.  Loss of flexibility. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat megnurangi fleksibilitas. Seandainya ada kebutuhan bisnis yang berubah, perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga maka klien harus meeundingkan kembali kontraknya.
  6.  Managerial Control Issue. Tafti mengatakan bahwa pengambilan keputusan hanyalah di kendalikan oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja, sedangkan para departement IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT perusahaan dikendalikan oleh atasan saja.
  7.  Financial.   Ada biaya yang dikenal dengan hidden cost, yaitu biaya seperti biaya diluar jasa standar, biaya pencarian vendor(melibatkan aktivitas yang mahal seperti riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negri, dan pemilihan akhir suatu penjualan), biaya transisi(transisi meliputi penyusunan, penarikan kembali dan penampungan yang dilakukan oleh vendor), dan biaya post outsourcing.

V.  KESIMPULAN DAN SARAN

Di dalam organisasi sudah seharusnya Sistem Informasi mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.                                    Pengembangan perangkat lunak yang merupakan salah satu bagian dari Sistem Informasi di dalam suatu perusahaan  memegang peranan penting dalam tercapainya keberhasilan keseluruhan Sistem Informasi.    Berdasarkan kondisi yang ada di perusahaan naik menyangkut tingkat kesulitan sistem informasi maupun ketersediaan tenaga IT/SI, perusahaan dihadapkan pada pilihan apakah akan mengembangkan perangkat lunaknya oleh tenaga internal ataukah melibatkan pihak ketiga (Outsourcing).

    Setidaknya ada 5 katagori alasan utama dibalik keputusan melakukan ousourcing yaitu :  penghematan biaya, fokus Pada Kompetensi Inti, pertumbuhan bisnis tanpa meningkatkan biaya overhead, mendapatkan Akses ke Sumberdaya Global dan membantu perusahaan kecil keuntungan dalam fleksibilitas dan responsiveness.

     Penting bagi perusahaan untuk melakukan identifikasi awal terhadap kebutuhan sistem informasi perusahaan terkait dengan kemampuan dan ketersediaan tenaga IS/IT didalam mengembangkan perangkat lunak yang direncanakan dalam Sisitem Informasi, sebelum memutuskan apakah akan melakukan ousourcing atau insourcing. 

VI.  DAFTAR PUSTAKA

Agustine, Emilia, Winarto dan Arief Widodo. 2008. Outsourcing, Insourcing, dan Selfsourcing.

Apriani, Ita. 2009. Efisiensi dan penghematan biaya melalui IT Outsourcing. www.maestroglobal.info/effisiensi-dan-penghematan-biaya-melalui-it-outsourcing

O’Brien & Marakas.  2008.  Management Information System

http://ferry1002.blog.binusian.org/

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.