SYSTEM CONVERSION

Salah satu kegiatan penting dalam proses implementasi suatu system yang baru adalah kegiatan pengalihan atau konversi.  Sebagai contoh, pada saat meng-install paket software yang baru akan membutuhkan konversi elemen-elemen data di database yang lama  yang akan dipengaruhi oleh aplikasi yang baru yang menggunakan format yang baru.  Kegiatan konversi data yang lain adalah melakukan koreksi atas data-data yang salah, melakukan penyaringan dari data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan meng-organisasi data ke dalam sub database yang baru misalnya data marts, data warehouse.

Proses konversi data merupakan aktifitas yang sangat esensial sebab proses pengorganisasian dan format data yang tidak benar akan merupakan penyebab utama dari kegagalan implementasi sistem yang baru.

Pengoperasian awal suatu system yang baru merupakan salah satu tugas yang sulit dari proses implementasi system, karena membutuhkan proses konversi dari sistem yang selama ini ada ke pengoperasian system yang baru atau yang dimodifikasi.

Terdapat  empat metode konversi sistem, yaitu :

1. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru.. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Asumsi dari penggunaan sistem ini diantarnya

  1. Data sistem yang lama bisa digantikan sistem yang baru
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan dari sistem konversi langsung ini yaitu sistem ini relatif murah, namun memiliki resiko kegagalan yang cukup besar.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan.  Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Kelebihan dari sistem ini yaitu merupakan pendekatan yang paling aman sedangkan kelemahan dari sistem ini adalah merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Besarnya biaya dikeluarkan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

 

3.      Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi ditakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Kelebihan dari sistem konversi ini yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sedangkan kelemahannya yitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

Sistem konversi ini dianggap lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

4.  Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.